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Sistema sob medida para escritórios de contabilidade

O sistema contábil do escritório resolve a escrituração. O que ele não resolve é o caminho até lá: cliente que manda documento pelo WhatsApp, prazo acompanhado em planilha, certificado digital vencendo sem aviso e equipe digitando o que poderia ser lido automaticamente. Desenvolvemos portais, automações e integrações que organizam essa parte, sem trocar o sistema contábil que a equipe conhece.

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Dores que resolvemos

  • Documentos dos clientes chegando por e-mail, WhatsApp e pen drive, sem controle do que falta.
  • Calendário de obrigações por cliente mantido em planilha, com risco de multa por esquecimento.
  • Certificados digitais e procurações dos clientes vencendo sem que ninguém perceba a tempo.
  • Extratos e notas digitados manualmente no sistema contábil.
  • Caixas postais do e-CAC e de portais estaduais e municipais verificadas cliente por cliente.
  • Nenhuma visão de quais empresas estão atrasadas em cada etapa do fechamento.
  • BPO financeiro feito em ferramentas soltas, sem trilha do que foi aprovado e pago.

Módulos pensados para o setor

O escopo final sai do diagnóstico da sua operação.

Portal de documentos

O cliente envia notas, extratos e comprovantes num lugar só, vê o que está pendente e recebe guias e relatórios, com histórico por competência.

Calendário de obrigações

Obrigações por regime tributário e por cliente, com responsável, vencimento, evidência de entrega e alerta antecipado.

Leitura automática de documentos

Extração de dados de notas, extratos e recibos com IA e conferência humana nas exceções, antes de ir para o sistema contábil.

Conciliação bancária

Extratos importados por Open Finance ou arquivo, com regras de classificação por cliente e fila para o que não bate.

Certificados e procurações

Validade de certificados digitais e procurações eletrônicas de cada cliente, com aviso de renovação.

Painel de fechamento

Situação de cada cliente em cada etapa do fechamento, por equipe e responsável.

Monitoramento de caixas postais

Consulta periódica de mensagens e pendências em portais fiscais, distribuídas ao responsável por cada cliente.

Integrações comuns no setor

  • Domínio, Questor, Alterdata, Fortes e outros sistemas contábeis
  • Open Finance e extratos OFX
  • Portais fiscais (e-CAC, SEFAZ e prefeituras)
  • eSocial, DCTFWeb e EFD-Reinf
  • Certificados digitais ICP-Brasil
  • Assinatura eletrônica
  • WhatsApp Business Platform

Regras e obrigações que o sistema respeita

  • As normas do Conselho Federal de Contabilidade tratam do contrato de prestação de serviços contábeis e da responsabilidade técnica pelas entregas, e o portal pode registrar o que cada parte entregou e quando.
  • O escritório trata dados pessoais de sócios, funcionários e clientes dos seus clientes, muitas vezes como operador na LGPD, o que pede controle de acesso por cliente e registro das operações de tratamento.
  • A reforma tributária do consumo, com CBS e IBS em transição a partir de 2026, muda obrigações e documentos fiscais, e o calendário e as integrações precisam acompanhar.
  • O acesso a portais fiscais em nome dos clientes depende de certificado digital ou procuração eletrônica válida, e o uso deve ficar registrado.

Soluções que se aplicam

Perguntas frequentes

Vocês substituem o sistema contábil do escritório?

Não é essa a proposta. Domínio, Questor, Alterdata e similares acompanham a legislação e a escrituração há muito tempo, e trocar isso raramente compensa. O que desenvolvemos fica antes e em volta: recepção de documentos, calendário, conciliação, leitura automática e painéis. Os dados entram no sistema contábil por importação ou integração, e a equipe continua trabalhando nele para escriturar.

O cliente vai mesmo usar um portal em vez do WhatsApp?

Parte vai, parte não, e o sistema precisa aceitar os dois. Um caminho que funciona é receber pelo WhatsApp oficial e classificar o documento automaticamente na pasta do cliente e da competência, com confirmação de recebimento. Quem prefere o portal envia por lá. O importante é que, qualquer que seja o canal, o escritório saiba o que chegou e o que falta, e cobre só o que está faltando.

A leitura automática de documentos é confiável?

É confiável quando tem conferência nas exceções. A extração com IA lê notas, extratos e recibos e atribui um nível de confiança a cada campo. O que está dentro das regras segue direto; o que diverge, como valor que não fecha ou fornecedor novo, vai para uma pessoa revisar. Com o tempo, as regras de classificação de cada cliente reduzem o volume de revisão, sem tirar o contador da decisão.

Dá para oferecer BPO financeiro com mais controle?

Dá. Contas a pagar e a receber do cliente entram com documento anexo, o cliente aprova os pagamentos pelo portal ou pelo celular, o escritório executa e concilia, e cada passo fica registrado. Isso resolve a pergunta que mais gera atrito no BPO: quem autorizou esse pagamento? Os mesmos dados alimentam os relatórios gerenciais do cliente e a contabilidade, sem retrabalho.

Vamos desenhar o sistema da sua empresa?

Cada projeto é desenhado sob medida para o seu processo, e o investimento é definido sob consulta depois de entendermos o contexto. O diagnóstico inicial não tem custo: descreva o cenário e respondemos em até um dia útil.

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