Conciliação bancária automática: Pix, boleto e cartão

Todo fim de dia, alguém no seu financeiro abre o extrato de um lado, o contas a receber do outro, e vai ticando linha por linha. Quando a empresa passa a receber por Pix, boleto e cartão em dois ou três bancos, isso vira trabalho de detetive: atrasa o fechamento, esconde inadimplência e deixa cliente que já pagou recebendo cobrança.

Quase todo esse trabalho dá para automatizar com precisão, sem chute. Mas a parte difícil não é ler o extrato. É saber qual pagamento quita qual título.

Conciliar é identificar: qual pagamento quita qual título

Conciliação costuma ser descrita como "bater o extrato com o sistema", e essa descrição esconde o problema. Comparar totais é fácil. Difícil é afirmar, para cada crédito, a qual título ele pertence, e dar a baixa com juros, desconto e tarifa no lugar certo.

É um problema de identificação, e o que decide a qualidade da automação é a força do identificador de cada meio de pagamento:

• Identificador forte: um código gerado pelo seu sistema que volta junto com o dinheiro. É o caso do txid do Pix e do nosso número do boleto: casamento exato.
• Identificador intermediário: um código de terceiro que você relaciona ao seu, como o NSU ou o código de autorização de uma venda no cartão.
• Sem identificador: um Pix mandado direto para a chave, uma TED, um depósito. Sobram valor, data e, com sorte, o documento do pagador.

A estratégia cabe em uma frase: empurre o máximo de recebimentos para o identificador forte e trate o resto com regras explícitas e uma boa fila de exceções. Isso começa na emissão da cobrança, não no extrato.

Quando vale construir e quando o ERP já resolve

ERPs de mercado, como TOTVS, SAP, Omie ou Bling, costumam trazer importação de extrato e alguma rotina de conciliação. Se você recebe por poucos meios, em um banco só, e a cobrança nasce dentro do ERP, comece por lá.

A conciliação sob medida passa a fazer sentido quando aparece um destes sinais:

• A cobrança nasce fora do ERP, numa plataforma própria, num portal ou num aplicativo. O ERP vê o dinheiro chegar sem saber de onde veio.
• Você recebe em vários bancos e adquirentes, cada um com um procedimento manual diferente.
• O volume diário é alto o bastante para a conciliação virar gargalo de pessoas.
• Existe regra de negócio pendurada no pagamento: comissão, rateio entre unidades, liberação de pedido só com crédito confirmado.

Nesse cenário, a conciliação vira um módulo do sistema que emite as cobranças, integrado ao ERP para a contabilização: o tipo de peça que construímos em desenvolvimento web sob medida.

De onde vem o extrato: arquivo, API do banco ou Open Finance

Há quatro fontes principais, e é comum combinar mais de uma.

O extrato e o detalhe raramente vêm juntos. É comum o extrato trazer uma única linha com a soma dos boletos liquidados no dia, enquanto o retorno de cobrança traz cada título. A conciliação trabalha nas duas camadas: título contra retorno, total do retorno contra extrato.

Importar duas vezes não pode duplicar nada. Arquivos se sobrepõem, notificações chegam repetidas, alguém reenvia o OFX da semana. Cada lançamento precisa de uma chave única (o identificador da transação no OFX, o identificador fim a fim do Pix ou uma combinação estável de campos) e a importação precisa ser idempotente.

Sem API nem arquivo automatizável, a tentação é pôr um robô para baixar o extrato do internet banking. Às vezes é a saída possível, mas entenda antes o custo de fragilidade, que discutimos em RPA ou integração via API.

Casamento exato: txid do Pix e nosso número do boleto

Pix com cobrança

Quando seu sistema gera a cobrança Pix (QR Code dinâmico ou cobrança com vencimento), ele define o txid, o identificador daquela cobrança. No pagamento, a notificação do seu PSP (a instituição onde você recebe o Pix) devolve o txid, o valor, o horário e o identificador fim a fim, único para cada transação no arranjo Pix.

O casamento é direto: o txid aponta para o título e o identificador fim a fim vira a chave de idempotência. Por isso toda cobrança nova deveria sair com txid próprio, inclusive na cobrança recorrente com Pix Automático.

O ponto fraco é o Pix sem cobrança: o cliente copia sua chave e transfere. Não há txid, e o pagamento cai na regra aproximada. Desenhe a jornada para que o cliente pague pelo QR Code ou pelo copia e cola daquele título, nunca pela chave solta.

Boleto

No boleto, o identificador forte é o nosso número, atribuído na emissão do título registrado. O retorno de cobrança, por arquivo CNAB ou API, informa por nosso número o valor pago, juros e multa, desconto, tarifa e data do crédito. É com esses campos que se dá a baixa correta, não apenas um "pago".

Três detalhes geram exceção com frequência:

• Pagamento diferente do valor nominal. Juros por atraso, desconto por antecipação, cliente que paga a menor. A baixa precisa separar principal, encargos e diferença.
• Data de pagamento não é data de crédito. O crédito entra depois, e o fluxo de caixa precisa enxergar as duas datas.
• Boleto com QR Code Pix. Muitos bancos emitem boleto que também aceita Pix. O sistema precisa reconhecer as duas vias de liquidação do mesmo título e impedir baixa dupla.

Cartão: adquirente, antecipação e datas de repasse

Cartão é o meio mais trabalhoso, porque o dinheiro passa por um intermediário. A adquirente (a empresa da maquininha ou do gateway) captura a venda, desconta as taxas e repassa o líquido numa data futura, conforme o plano contratado. Na venda parcelada, cada parcela tem sua data.

Por isso a conciliação de cartão acontece em duas etapas:

1. Venda contra adquirente. A venda registrada no seu sistema (NSU, código de autorização ou identificador do gateway) é casada com o arquivo ou a API de conciliação da adquirente, que traz valor bruto, taxa, líquido, parcelas e datas previstas de repasse.
2. Adquirente contra banco. O crédito no extrato costuma chegar agrupado, somando várias vendas e parcelas num mesmo lançamento. Some o previsto para a data e confira com o que caiu.

Os eventos que quebram a conta são sempre os mesmos: antecipação (parcelas futuras pagas antes, com desconto), chargeback e cancelamento (abatidos de repasses futuros, às vezes de outra venda), ajustes da adquirente e recebíveis cedidos em garantia de crédito, que não caem na sua conta. Cada um precisa virar um tipo de lançamento conhecido, não uma diferença inexplicada.

De brinde, conferir a taxa cobrada contra a contratada deixa de ser auditoria anual e vira relatório automático.

Casamento aproximado: tolerância, agrupamento, tarifas e estornos

O que sobra (Pix na chave, TED, depósito, pagamento que chegou fora do fluxo) entra num motor de regras. Ele trabalha com candidatos e pontuação, não com certeza:

• Valor, com tolerância configurável para arredondamento ou encargos previstos.
• Data, dentro de uma janela em torno do vencimento.
• Pagador, comparando o CPF ou CNPJ e o nome informados pelo banco com o cadastro do cliente.
• Agrupamento, quando um crédito quita vários títulos (três boletos pagos numa transferência só) ou quando um título foi pago em partes.

A regra de ouro: baixa automática só com candidato único e confiança alta. Com dois títulos do mesmo cliente e o mesmo valor, o sistema não escolhe: sugere, e uma pessoa decide. Baixa errada é pior do que nenhuma: o título certo fica em aberto e o cliente recebe cobrança indevida.

Tarifas, IOF, rendimento de aplicação automática e devoluções de Pix, inclusive as feitas pelo Mecanismo Especial de Devolução em caso de fraude, também aparecem no extrato. Não quitam título nenhum, mas precisam ser classificadas por regra, ou entopem a fila com ruído.

A fila de exceções é o produto de verdade

Nenhuma conciliação chega a zero exceção, e nem deveria tentar: forçar o casamento de tudo é como se gera baixa errada. O que separa um sistema bom de um script é o que acontece com o que não casou.

Uma fila de exceções bem desenhada tem:

• Motivo explícito. "Sem candidato", "dois candidatos com o mesmo valor", "pago a menor", "repasse de cartão diferente do previsto". Motivo genérico obriga a investigar do zero.
• Sugestões prontas. Os candidatos mais prováveis, com o porquê da pontuação, para confirmar em um clique.
• Ações completas. Baixar, baixar parcialmente, dividir entre títulos, lançar como adiantamento do cliente, classificar como tarifa, devolver.
• Aprendizado controlado. Quando a mesma exceção é resolvida do mesmo jeito repetidas vezes, o sistema propõe uma regra, e uma pessoa aprova.
• Trilha de auditoria e reversão. Toda baixa registra quem fez, quando e por qual regra, e pode ser desfeita sem ninguém mexer no banco de dados.
• Idade e responsável. Exceção sem dono envelhece. A fila mostra há quanto tempo cada item está parado e com quem.

Vários bancos e o fechamento no ERP

Com mais de um banco, o erro comum é escrever a lógica de conciliação uma vez por banco. O caminho melhor é o inverso: um conector por fonte, que traduz OFX, CNAB, API ou Open Finance para um modelo único de lançamento, e um só motor de conciliação por cima. Trocar de banco ou incluir uma adquirente vira escrever um conector novo, sem tocar nas regras.

Depois de conciliado, o resultado precisa chegar ao ERP como baixa do título e lançamento contábil, com conta, centro de custo e data corretos. Essa ponta tem os desafios de qualquer integração (mapeamento de códigos, reprocessamento, monitoramento), que detalhamos em como integrar seu sistema com o ERP. E quando o pagamento confirmado também dispara a nota, a conciliação vira o gatilho da emissão automática de nota fiscal, e a ordem dos eventos precisa ser pensada junto.

Erros que custam caro

• Começar pelo extrato e não pela emissão. Sem txid e nosso número vinculados ao título, você está automatizando adivinhação.
• Tolerância larga demais para inflar a taxa de automação. O indicador melhora e as baixas erradas aparecem semanas depois.
• Deixar credenciais bancárias e certificados digitais em arquivo no servidor. Eles pertencem a um cofre de segredos, com acesso restrito e rotação. E lembre que os dados de pagadores pessoa física são dados pessoais sob a LGPD (Lei 13.709/2018).
• Não prever reprocessamento. Fonte fora do ar ou arquivo atrasado exigem reimportar um período sem duplicar nada.

Como saber se funcionou

Defina os indicadores antes de ligar a automação:

• Percentual conciliado automaticamente, separado por meio de pagamento. Pix com txid e boleto deveriam liderar. Se não lideram, o problema está na emissão.
• Baixas automáticas revertidas. É o seu medidor de falso positivo e precisa ficar perto de zero.
• Tamanho e idade da fila de exceções. Quantos itens e há quantos dias.
• Hora do fechamento diário. A que horas o financeiro sabe o que entrou ontem.
• Cobranças indevidas enviadas a quem já tinha pago.

Passo a passo para começar

1. Mapeie os meios de recebimento, os bancos, as adquirentes e o volume de cada um.
2. Para cada meio, veja qual identificador forte existe e se ele já é gerado.
3. Ajuste a emissão: toda cobrança com txid ou nosso número vinculado ao título.
4. Escolha a fonte de dados de cada banco e adquirente: API quando houver, arquivo automatizado quando não houver.
5. Implemente primeiro o casamento exato e meça. Só depois entre com as regras aproximadas.
6. Desenhe a fila de exceções com quem vai usá-la, antes de refinar o algoritmo.
7. Integre a baixa ao ERP com idempotência e reprocessamento.
8. Rode em paralelo com a conciliação manual por um período, compare e só então desligue o processo antigo.

Do extrato ao fechamento, sob medida

Na Pervian Tech, conciliação começa por um diagnóstico: quais bancos, adquirentes e meios de pagamento você usa, onde nasce a cobrança, como o ERP recebe a baixa e onde o financeiro perde tempo hoje. A partir daí definimos as fases, normalmente o casamento exato primeiro e depois as regras aproximadas e a fila de exceções. O cronograma sai desse diagnóstico, não antes dele.

Cada operação tem sua própria combinação de bancos, regras e sistemas, então o investimento é definido sob consulta, depois que entendemos o contexto. Se a conciliação está segurando o seu fechamento, conte como ela funciona hoje.