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Sistema sob medida para academias, estúdios e boxes

Academia vive de recorrência e de frequência: o aluno que paga e não aparece tende a cancelar, e o que aparece mas não consegue reservar a aula também. Desenvolvemos sistemas e aplicativos para academias, estúdios e boxes que cuidam da cobrança recorrente, do acesso, da agenda de aulas e da relação com os agregadores, e que mostram quem está deixando de vir antes do pedido de cancelamento.

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Dores que resolvemos

  • Falhas de cobrança no cartão tratadas à mão, e inadimplência que ninguém percebe.
  • Aula de estúdio com lotação estourada ou vaga ociosa, por falta de reserva e lista de espera.
  • Check-ins de agregadores conciliados em planilha contra o repasse recebido.
  • Aluno sumido que só é notado quando pede cancelamento.
  • Catraca que não conversa com o financeiro e libera inadimplente ou bloqueia quem pagou.
  • Várias unidades com planos e regras diferentes e nenhuma visão da rede.

Módulos pensados para o setor

O escopo final sai do diagnóstico da sua operação.

Planos e cobrança recorrente

Planos, pacotes de aulas e matrículas com cobrança por cartão recorrente, Pix Automático ou boleto, com nova tentativa e aviso automático em caso de falha.

Acesso e catraca

Liberação por QR, cartão ou biometria, ligada à situação financeira e ao plano de cada aluno.

Agenda de aulas

Grade por modalidade, sala e professor, reserva pelo app, lotação, lista de espera e regra de cancelamento tardio.

Agregadores

Check-ins de plataformas de benefício registrados e conciliados com o repasse recebido, por unidade e modalidade.

Retenção

Alerta de queda de frequência, régua de contato e registro dos motivos de cancelamento para análise.

Avaliação e treino

Avaliação física, ficha de treino e evolução do aluno no app, mantidas pelo professor responsável.

Painel da rede

Alunos ativos, entradas, cancelamentos, frequência e receita por unidade e plano.

Integrações comuns no setor

  • Wellhub (antigo Gympass) e TotalPass
  • Catracas e controle de acesso
  • Pix Automático e gateways de cartão recorrente
  • Apple Health e Health Connect
  • NFS-e municipal
  • WhatsApp Business Platform

Regras e obrigações que o sistema respeita

  • A Lei 9.696/1998 regulamenta a profissão de Educação Física, e a prescrição e a orientação de exercícios devem ficar com profissional registrado no conselho regional.
  • Biometria usada no acesso é dado pessoal sensível pela LGPD e exige finalidade específica, segurança reforçada e, conforme a base legal adotada, alternativa para quem não quiser usá-la.
  • Cancelamento de planos, fidelidade e multa seguem o Código de Defesa do Consumidor, e alguns estados e municípios têm leis próprias, por exemplo sobre cancelamento pelo mesmo canal da contratação.
  • Algumas legislações locais exigem questionário de prontidão para atividade física ou atestado para a matrícula, o que o cadastro precisa prever conforme a cidade.

Soluções que se aplicam

Perguntas frequentes

Vale mais usar Pix Automático ou cartão recorrente?

Os dois têm lugar. O cartão recorrente é conhecido do aluno, mas falha quando o cartão vence, é trocado ou fica sem limite. O Pix Automático, criado pelo Banco Central, funciona com uma autorização única do aluno no app do banco e não depende de cartão. Oferecer os dois, com nova tentativa e aviso em caso de falha, ataca a inadimplência involuntária. O sistema trata ambos no mesmo fluxo de cobrança.

Como integrar os check-ins do Wellhub e do TotalPass?

Pelas integrações que essas plataformas oferecem às academias parceiras, que permitem validar o check-in na entrada e registrar a visita. O sistema junta esses registros com a agenda de aulas e a catraca e depois concilia com o relatório de repasse de cada plataforma, apontando divergências por unidade. O escopo exato depende do que cada plataforma libera para o seu tipo de parceria.

Dá para identificar alunos com risco de cancelar?

Dá, com indicadores simples antes de qualquer modelo sofisticado: queda na frequência em relação ao padrão do próprio aluno, aulas reservadas sem comparecimento, falha de pagamento e tempo desde a última avaliação. O sistema gera uma lista diária para a equipe entrar em contato, com o motivo do alerta. Os motivos de cancelamento registrados ajudam a calibrar esses alertas.

O aluno pode cancelar o plano pelo aplicativo?

Pode, e em vários lugares isso tende a ser exigido quando a contratação foi online. O app mostra as condições do contrato, eventuais multas previstas e a data de encerramento, e pode oferecer alternativas, como pausa ou troca de plano, sem dificultar a saída. O pedido fica registrado com protocolo. As regras devem ser validadas com o jurídico, porque há leis locais sobre o tema.

Vamos desenhar o sistema da sua empresa?

Cada projeto é desenhado sob medida para o seu processo, e o investimento é definido sob consulta depois de entendermos o contexto. O diagnóstico inicial não tem custo: descreva o cenário e respondemos em até um dia útil.

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