Como escolher um ERP: critérios de quem não vende ERP

Escolher um ERP costuma começar pela demonstração: o vendedor mostra o produto, as telas parecem completas e a decisão vira uma comparação de funcionalidades em planilha. O problema é que a demonstração mostra o caminho feliz de um processo genérico, e a sua empresa não vive no caminho feliz.

Resposta curta: escolha o ERP pelo processo da empresa. Mapeie primeiro os fluxos críticos e as exceções da empresa, teste os candidatos com esses casos reais, verifique a cobertura fiscal do seu regime e segmento, a qualidade da API, o parceiro de implantação e o custo total ao longo dos anos. E decida desde o início o que fica fora do ERP.

Nós não vendemos nem implantamos ERP. Construímos sistemas que trabalham ao redor dele, e isso nos mostra o que costuma dar errado depois da assinatura.

Comece mapeando o processo da empresa

Lista de funcionalidades quase sempre empata: todo ERP tem cadastro de produtos, pedidos, financeiro, estoque e fiscal. A diferença está em como cada um trata o seu jeito de operar. Antes de falar com fornecedores, documente:

• Os fluxos que sustentam o faturamento: do pedido à entrega, da compra ao pagamento, da ordem de produção ao estoque.
• As exceções que acontecem toda semana: pedido parcial, devolução, bonificação, consignação, venda para outro estado com regra diferente, produto com lote e validade.
• Os volumes: quantos pedidos, notas, itens e usuários, hoje e daqui a alguns anos.
• Os sistemas que vão continuar existindo: loja virtual, marketplace, CRM, banco, transportadora, sistema de produção.
• O que hoje vive em planilha. Muitas vezes é ali que está o processo que diferencia a empresa. O diagnóstico de quem ainda controla o financeiro em planilha está em alternativas ao Excel no controle financeiro.

Com isso em mãos, você pede ao fornecedor que mostre os seus casos funcionando, no lugar do roteiro padrão de demonstração.

Critérios que diferenciam um ERP do outro

Aderência ao segmento

ERPs costumam ser mais fortes em alguns segmentos do que em outros. Um produto pensado para comércio pode tratar mal a produção; um forte em indústria pode ser pesado demais para uma prestadora de serviço. Pergunte quantos clientes do seu segmento e porte usam o produto e peça para conversar com dois deles.

Cobertura fiscal do seu caso

No Brasil, o fiscal pesa muito: regime tributário, substituição tributária, operações interestaduais, emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e, escriturações do SPED. Além disso, a transição da reforma tributária sobre o consumo, com a entrada gradual da CBS e do IBS, exige que o fornecedor atualize o produto ao longo de vários anos. Pergunte como ele está conduzindo essa atualização e com que antecedência os clientes recebem as mudanças.

API e integração

O ERP vai conversar com outros sistemas, e a qualidade da API define o quanto isso será simples. Verifique se há API documentada e pública, se ela cobre as entidades de que você precisa (pedidos, estoque, financeiro, notas), se existe ambiente de teste, se há limites de chamadas e se o uso da API tem custo à parte. Os detalhes técnicos estão em como integrar seu sistema com o ERP.

Relatórios e dados

Os relatórios prontos do ERP atendem bem o operacional. Para indicadores de gestão que cruzam fontes, quase sempre é preciso levar os dados para outra ferramenta. Confirme que é possível extrair os dados de forma estruturada. A diferença entre os dois caminhos está em relatórios do ERP ou BI.

Implantação e parceiro

Em muitos ERPs, quem implanta é um parceiro, e não o fabricante. A qualidade da implantação depende muito dessa equipe: quanto ela conhece do seu segmento, quem estará no projeto e como trata a migração de dados e o treinamento. Avalie o parceiro com o mesmo cuidado que o produto.

Custo total ao longo dos anos

Compare o custo total no horizonte de uso, somando à implantação as licenças por usuário ou por módulo, implantação, customizações, integrações, treinamento, suporte e o custo das atualizações quando houver customização pesada.

Tabela de avaliação

Por porte e perfil: onde começar a olhar

Sem recomendar produto, dá para dizer onde a busca costuma começar:

• Pequena empresa de comércio ou e-commerce: ERPs na nuvem pensados para emissão fiscal e venda multicanal. A comparação dos mais usados está em Bling, Omie ou Tiny.
• Empresa média com operação mais complexa: ERPs de médio porte, com implantação feita por parceiro e mais profundidade por segmento. Os dois mais citados estão comparados em TOTVS ou SAP Business One.
• Distribuidoras e atacado: a regra fiscal e a tabela de preço por cliente pesam muito; o raciocínio específico está em sistema para distribuidora: pronto ou sob medida.

O que deixar fora do ERP

A decisão mais importante, e a menos discutida, é o que deixar fora do ERP. Um ERP é ótimo no que é padrão: fiscal, contábil, financeiro, cadastro, estoque. Ele costuma ser fraco no que é próprio da sua operação, e customizá-lo para isso cria um custo que aparece a cada atualização.

A arquitetura que funciona na maioria das empresas médias é a de borda: o núcleo fiscal e contábil fica no ERP, e a parte da operação que diferencia a empresa (um portal de pedidos, um app de campo, um controle de produção específico) fica num sistema próprio que conversa com o ERP por integração. O raciocínio completo está em ERP sob medida ou ERP de mercado, e o que um sistema próprio de gestão costuma cobrir está em sistema de gestão sob medida.

Trocar de ERP: a transição depois da escolha

Se a empresa já tem um ERP e vai trocar, a escolha do novo é só metade do trabalho. A outra metade é a transição: migração de cadastros e saldos, período de convivência, conferência de notas e virada sem parar o faturamento. O plano para isso está em troca de ERP sem parar a operação.

Erros comuns na escolha de ERP

• Decidir pela demonstração padrão. Sem os seus casos reais, todos parecem iguais.
• Comparar só o custo de implantação. Licença, customização e atualização somam mais ao longo dos anos.
• Ignorar a API. A integração com loja, banco e outros sistemas vira gargalo depois.
• Customizar tudo. Cada customização precisa ser revista e testada de novo a cada atualização.
• Não ouvir quem opera. O financeiro, o estoque e o faturamento sabem onde estão as exceções.
• Subestimar a migração. Dado sujo no sistema antigo vira dado sujo no novo.

Perguntas frequentes

Qual o primeiro passo para escolher um ERP?

O primeiro passo para escolher um ERP é documentar os fluxos que sustentam o faturamento, as exceções frequentes, os volumes e os sistemas que vão continuar existindo. Com esse material, a demonstração vira um teste dos casos reais da empresa.

Como avaliar a integração de um ERP antes de comprar?

A integração de um ERP se avalia pedindo a documentação da API, um ambiente de teste e a lista do que a API cobre: pedidos, estoque, financeiro e notas fiscais. Vale perguntar também sobre limites de chamadas, custo de uso da API e exemplos de integrações em produção com sistemas parecidos com os da empresa.

Vale a pena customizar o ERP para o processo da empresa?

Customizar o ERP vale a pena em ajustes pequenos e bem documentados. Customização pesada costuma encarecer cada atualização do produto e prender a empresa a uma versão. Para processos que diferenciam a empresa, um sistema próprio integrado ao ERP tende a ser mais sustentável.

Quando faz sentido um ERP totalmente sob medida?

Um ERP totalmente sob medida raramente faz sentido, porque obriga a empresa a manter por conta própria toda a parte fiscal, que muda por lei com frequência. O caminho mais comum é usar um ERP de mercado no núcleo fiscal e contábil e construir sob medida apenas a parte da operação que o ERP não atende bem.

Como a Pervian Tech ajuda na escolha do ERP

A Pervian Tech não vende nem implanta ERP. Ajudamos a mapear o processo antes da escolha, a avaliar a API dos candidatos e a desenhar o que fica dentro e fora do ERP, e construímos os sistemas e integrações que trabalham ao redor dele. Veja como atuamos em arquitetura de software.

Cada projeto é sob medida, e o investimento é definido sob consulta, depois de um diagnóstico inicial gratuito. Se você está escolhendo ou trocando de ERP, fale com a gente antes de assinar.