# Assinatura eletrônica ou digital: qual usar em cada documento > Assinatura eletrônica ou digital ICP-Brasil? Entenda os níveis simples, avançado e qualificado, qual a lei pede para cada documento e que provas guardar. Fonte: https://pervian.tech/blog/assinatura-eletronica-ou-digital · Pervian Tech · publicado em 2026-10-01 A dúvida costuma aparecer quando a empresa decide parar de imprimir contrato. Alguém pergunta se "assinatura eletrônica vale mesmo", outra pessoa lembra que o contador usa um token para entregar obrigações fiscais, e a conversa termina com a sensação de que tudo precisa de certificado digital. Não precisa, mas também não dá para resolver tudo com um clique em "li e aceito". Os dois termos são usados como sinônimos no dia a dia, e isso confunde a decisão. Na lei brasileira, assinatura digital com certificado ICP-Brasil é um dos tipos de assinatura eletrônica, o mais rigoroso. Existem outros níveis, com usos legítimos e bem diferentes. **Resposta curta:** decida pelo documento e por quem precisa aceitá-lo. Contratos comerciais, aceites, termos e documentos internos se resolvem com assinatura eletrônica bem evidenciada, desde que as partes a aceitem e o sistema guarde as provas. Quando o destinatário é um órgão público, um cartório, uma junta ou um sistema que exige certificado (como emissão fiscal), ou quando uma norma específica pede assinatura qualificada, use certificado ICP-Brasil. Este texto mostra como mapear cada documento da empresa para o nível certo de assinatura e o que o sistema precisa registrar para que essa assinatura se sustente se um dia for questionada. ## Os três níveis de assinatura na lei brasileira Dois marcos organizam o assunto. A Medida Provisória 2.200-2, de 2001, criou a ICP-Brasil e estabeleceu que documentos assinados com certificado dessa infraestrutura têm presunção de veracidade. A mesma MP diz que outros meios de comprovar autoria e integridade também valem, desde que aceitos pelas partes ou por quem recebe o documento. A Lei 14.063, de 2020, deu nome aos níveis, olhando principalmente para a relação com o poder público: - **Assinatura eletrônica simples.** Identifica o signatário e associa a assinatura a dados dele. É o aceite por e-mail com código, o clique em uma tela após login, o "concordo" registrado em sistema. - **Assinatura eletrônica avançada.** Usa meios que ligam a assinatura ao signatário de forma inequívoca, sob controle exclusivo dele, e permitem detectar qualquer alteração posterior no documento. Pode usar certificados fora da ICP-Brasil ou outros meios de comprovação. - **Assinatura eletrônica qualificada.** É a que usa certificado digital ICP-Brasil. Popularmente, é a "assinatura digital". A diferença prática está no ônus da prova. Com a qualificada, a validade é presumida e quem contesta precisa provar o contrário. Com a simples ou a avançada, a validade depende das evidências que você consegue apresentar. Por isso a pergunta certa não é só "qual assinatura", e sim "que prova eu terei na mão se alguém disser que não assinou". ## Assinatura eletrônica: evidências que dão validade A assinatura eletrônica simples ou avançada vale o que valem as provas reunidas em torno dela. Um "aceito" sem registro de quem clicou, quando e sobre qual versão do documento é frágil. O mesmo aceite com identificação, trilha e integridade comprovada é sólido para a grande maioria das relações comerciais. As evidências que costumam sustentar uma assinatura eletrônica: - **Identificação do signatário:** nome, CPF, e-mail e telefone conferidos, e em casos mais sensíveis, foto do documento ou validação facial. - **Autenticação no momento da assinatura:** código enviado por e-mail, SMS ou WhatsApp, login com segundo fator, ou acesso com conta já verificada. - **Contexto técnico:** data e hora, endereço IP, dispositivo e navegador. - **Integridade do documento:** um resumo criptográfico (hash) do arquivo assinado, que prova que nenhuma vírgula mudou depois. - **Manifesto de assinaturas:** um relatório anexado ao documento com todos esses dados, legível por um juiz ou auditor sem precisar de perícia técnica. Plataformas de assinatura eletrônica de mercado fazem exatamente isso como serviço, em modelo SaaS e normalmente com API para integração. Para muitas empresas, é a solução mais sensata. Os recursos de cada fornecedor mudam com o tempo, então confirme com ele o que está incluído hoje, como fica o manifesto e por quanto tempo os documentos ficam guardados. Vale saber também que o Código de Processo Civil passou a prever, desde 2023, que contrato assinado eletronicamente pode servir como título executivo sem assinatura de testemunhas, quando a integridade é conferida por provedor de assinatura. Isso tornou a assinatura eletrônica bem evidenciada ainda mais útil em contratos comerciais. Confirme com o seu jurídico como isso se aplica aos seus contratos. ## Assinatura digital ICP-Brasil: certificado A1, A3 e em nuvem A assinatura qualificada depende de um certificado emitido por uma autoridade certificadora credenciada na ICP-Brasil, depois de validação da identidade do titular. O certificado pode ser de pessoa física (e-CPF) ou de empresa (e-CNPJ), e existe em três formatos principais: ### Certificado A1 É um arquivo instalado no computador ou no servidor. A vantagem é poder ser usado por sistemas de forma automática, sem alguém plugar um dispositivo, o que é o caso típico de emissão de nota fiscal. O risco também vem daí: arquivo pode ser copiado. Ele precisa ficar em local protegido, com senha forte, acesso restrito e nunca circular por e-mail ou pasta compartilhada. Tem prazo de validade mais curto que o A3. ### Certificado A3 A chave fica em um token USB ou cartão com chip, e não sai de lá. É mais protegido contra cópia, mas exige presença física do dispositivo, o que atrapalha automação e uso em servidor. É comum para quem assina documentos pessoalmente, como contadores, advogados e diretores. ### Certificado em nuvem A chave fica guardada em equipamento seguro de um prestador credenciado, e o titular autoriza cada uso por aplicativo ou senha. Combina parte da segurança do A3 com a mobilidade de não depender de token. A forma de integração com sistemas varia por fornecedor e precisa ser confirmada caso a caso. Uma observação útil: a assinatura gov.br, disponível para cidadãos com conta de nível adequado, é aceita em muitos serviços públicos e enquadrada pelo governo como assinatura avançada. Ela não substitui o certificado ICP-Brasil onde a norma exige assinatura qualificada. ## Que documento pede qual assinatura O ponto de partida é um inventário: liste os documentos que a empresa assina com frequência e responda, para cada um, quem precisa aceitar a assinatura. Um mapeamento típico em empresas pequenas e médias fica assim: - **Propostas, pedidos e aceites comerciais:** assinatura eletrônica simples, com registro do aceite e da versão aceita. - **Contratos com clientes e fornecedores:** assinatura eletrônica com autenticação e manifesto; avançada quando o valor ou o risco do contrato justificar mais prova de identidade. - **Termos de uso, políticas e consentimentos:** aceite eletrônico registrado, com a versão do texto guardada. - **Documentos de RH, como contrato de trabalho, termos e advertências:** assinatura eletrônica bem evidenciada costuma atender; vale alinhar com o jurídico trabalhista os documentos mais sensíveis. - **Emissão de nota fiscal eletrônica e boa parte das obrigações fiscais:** certificado ICP-Brasil, normalmente o e-CNPJ, porque os sistemas da Receita e das secretarias de Fazenda exigem. Alguns serviços aceitam login gov.br, mas a regra varia por obrigação e porte da empresa; confirme com a contabilidade. - **Atos em junta comercial, cartórios e órgãos públicos:** depende do órgão e do ato; muitos aceitam ICP-Brasil, alguns aceitam gov.br, e as regras mudam. Confirme antes. - **Documentos com exigência específica em norma,** como alguns atos imobiliários e certos documentos de saúde: assinatura qualificada. Esse mapeamento não é um parecer jurídico. Ele é o rascunho que o jurídico revisa uma vez, e que depois vira regra no sistema, em vez de decisão tomada caso a caso por quem está com pressa. Se a empresa ainda está trocando papel por fluxo digital, vale ler antes [como digitalizar processos em papel](https://pervian.tech/blog/digitalizar-processos-em-papel), porque a assinatura é só uma etapa do processo. No RH, por exemplo, ela entra no meio de um fluxo maior, como mostramos em [como automatizar a admissão de funcionários](https://pervian.tech/blog/automatizar-admissao-de-funcionarios). ## O que o sistema precisa registrar: trilha, hash e carimbo de tempo Seja qual for o nível escolhido, a assinatura só se defende com registro. Quando a assinatura acontece dentro de um sistema da empresa, ou é integrada a ele, estes são os pontos que não podem faltar: ### Trilha de eventos Cada passo precisa ficar registrado: quem criou o documento, quem enviou, para quem, quando cada signatário abriu, se autenticou e assinou, e se alguém recusou. Esse registro não pode ser editável por usuários comuns, nem mesmo administradores do dia a dia. É o mesmo princípio de uma boa [trilha de auditoria com controle de acesso](https://pervian.tech/blog/controle-de-acesso-e-trilha-de-auditoria): responder quem fez o quê, quando, e sem lacunas. ### Hash do documento O sistema calcula o hash do arquivo final e guarda junto da trilha. Se alguém apresentar uma versão diferente depois, a comparação mostra na hora que não é o mesmo documento. Um detalhe que costuma escapar: o hash deve ser do arquivo que efetivamente foi assinado, não de uma prévia gerada antes de um último ajuste. ### Carimbo de tempo Data e hora do servidor da própria empresa são uma evidência, mas contestável. Um carimbo de tempo emitido por terceiro confiável, como as autoridades de carimbo do tempo da ICP-Brasil, prova que aquele documento existia daquela forma naquele instante. Para contratos de maior risco, vale o esforço. ### Versionamento e guarda Guarde a versão assinada, o manifesto e a trilha juntos, pelo prazo que a lei e o contrato pedem. Se usar plataforma de terceiros, baixe e arquive os documentos assinados no seu próprio repositório, para não depender do contrato com o fornecedor para provar algo daqui a anos. Como há dados pessoais envolvidos, a política de guarda deve conversar com a de [retenção e descarte de dados pessoais](https://pervian.tech/blog/retencao-e-descarte-de-dados-pessoais). ## Tabela comparativa: assinatura eletrônica x digital ICP-Brasil | Critério | Assinatura eletrônica (simples ou avançada) | Assinatura digital ICP-Brasil (qualificada) | |---|---|---| | Base legal | MP 2.200-2 e Lei 14.063, com validade apoiada nas evidências | MP 2.200-2 e Lei 14.063, com presunção de veracidade | | Quem prova a validade | Quem apresenta o documento, com a trilha e o manifesto | Quem contesta precisa provar a falha | | O que o signatário precisa ter | E-mail, celular ou conta verificada | Certificado emitido após validação de identidade | | Atrito para assinar | Baixo, assina pelo celular em poucos passos | Maior, depende de certificado válido e do meio de uso | | Aceitação por órgãos públicos | Varia; muitos não aceitam a simples | Ampla, e obrigatória em vários sistemas do governo | | Uso típico | Contratos comerciais, aceites, RH, termos | Obrigações fiscais, atos com órgãos, cartórios, exigências de norma | | Automação por sistema | Simples, via API de plataforma ou módulo próprio | Possível com A1 ou nuvem; difícil com A3 | | Ponto de atenção | Qualidade das evidências guardadas | Proteção, guarda e renovação do certificado | ## Quando escolher cada uma ### Sinais de que a assinatura eletrônica resolve - O documento é entre empresas ou entre a empresa e pessoas físicas, sem órgão público no meio. - Os signatários são clientes ou colaboradores que não têm certificado e não vão comprar um para assinar. - O volume é alto e a velocidade de fechamento importa. - O jurídico revisou o tipo de documento e não há norma exigindo assinatura qualificada. - A empresa consegue guardar trilha, hash e manifesto de forma confiável, própria ou via plataforma. ### Sinais de que o certificado ICP-Brasil é necessário - O destinatário é um sistema do governo, uma junta, um cartório ou um órgão que exige certificado. - Existe norma do setor pedindo assinatura qualificada para aquele documento. - O risco de contestação é alto e a empresa quer a presunção de veracidade a seu favor. - O próprio processo já depende de certificado, como emissão fiscal, e a assinatura entra no mesmo fluxo. ### Quando a plataforma pronta é a melhor escolha Para a maioria das empresas que querem parar de imprimir contratos, uma plataforma de assinatura eletrônica de mercado resolve bem: entrega trilha, manifesto e guarda prontos, e o time começa a usar em pouco tempo. Muitas também aceitam assinatura com certificado ICP-Brasil, o que permite os dois níveis no mesmo lugar. Faz sentido começar por ela. ### Quando vale integrar ou construir O ganho de desenvolvimento aparece quando a assinatura é parte de um fluxo maior: o contrato nasce no sistema com dados do cliente, segue alçada de aprovação, vai para assinatura, volta assinado e dispara faturamento, cadastro ou admissão. Aí, a integração por API com a plataforma escolhida evita retrabalho e erro de digitação. Construir um módulo próprio de assinatura eletrônica só se justifica quando o volume, a experiência do signatário dentro do seu produto ou exigências de guarda tornam a plataforma um gargalo. Mostramos esse tipo de fluxo na prática em [gestão de contratos com assinatura digital integrada](https://pervian.tech/blog/gestao-de-contratos-com-assinatura-digital). ## Perguntas frequentes ### Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil? Sim. A MP 2.200-2, de 2001, admite outros meios de comprovar autoria e integridade além do certificado ICP-Brasil, desde que aceitos pelas partes ou por quem recebe o documento, e a Lei 14.063, de 2020, organizou os níveis. A força da assinatura eletrônica simples ou avançada depende das evidências guardadas: identificação, autenticação, hash e manifesto. ### A assinatura pelo gov.br vale como assinatura digital ICP-Brasil? Não. A assinatura gov.br é enquadrada pelo governo como assinatura eletrônica avançada e é aceita em muitos serviços públicos, mas não substitui o certificado ICP-Brasil onde a norma exige assinatura qualificada. Para cada ato com órgão público, junta comercial ou cartório, vale confirmar antes qual nível de assinatura é aceito, porque as regras mudam. ### Contrato assinado eletronicamente precisa de testemunhas? Nem sempre. Desde 2023, o Código de Processo Civil prevê que contrato assinado eletronicamente pode servir como título executivo sem assinatura de testemunhas, quando a integridade é conferida por provedor de assinatura. A regra torna a assinatura eletrônica bem evidenciada ainda mais útil em contratos comerciais, mas o jurídico deve confirmar como ela se aplica a cada contrato. ### Dá para automatizar assinaturas com certificado A3? Com dificuldade. No certificado A3, a chave fica num token USB ou cartão com chip e exige a presença física do dispositivo, o que atrapalha o uso por sistemas e servidores. Para automação, como na emissão de nota fiscal, o caminho comum é o certificado A1, guardado com proteção forte, ou o certificado em nuvem, conforme o fornecedor. ### Por quanto tempo guardar documentos assinados eletronicamente? Pelo prazo que a lei e o contrato pedem para cada tipo de documento, definido com o jurídico. Guarde juntos a versão assinada, o manifesto e a trilha de eventos e, se usar plataforma de terceiros, arquive uma cópia em repositório próprio. A política de guarda de documentos assinados também precisa respeitar as regras de retenção de dados pessoais. ## Como a Pervian Tech ajuda a decidir e a colocar a assinatura no fluxo Começamos pelo inventário de documentos: o que a empresa assina, quem assina, quem precisa aceitar e que prova será necessária se houver contestação. Esse mapa vai para o seu jurídico validar, e só então escolhemos a ferramenta. O diagnóstico inicial é gratuito. Quando uma plataforma de mercado atende, recomendamos e fazemos a integração com seus sistemas, para que o documento saia pronto, volte assinado e fique arquivado com trilha e hash no lugar certo. Quando o fluxo exige algo que ela não cobre, desenvolvemos sob medida, com [desenvolvimento web](https://pervian.tech/servicos/desenvolvimento-web) e as mesmas regras de evidência, permissão e guarda. Outros textos sobre o tema estão em [segurança e LGPD](https://pervian.tech/blog/categoria/seguranca-e-lgpd). O investimento é definido sob consulta, depois de entender o volume, os tipos de documento e os sistemas envolvidos. Se a sua empresa ainda imprime, assina e escaneia, ou assina digitalmente sem saber se guardou a prova certa, [fale com a gente](https://pervian.tech/#contato).